Cierras el año. Tu contador te entrega los estados financieros y la utilidad salió bien. Mejor que el año pasado, incluso. Y tú miras el número, miras tu cuenta bancaria, y no cuadran.

En algún punto empiezas a sospechar que el problema eres tú, que no entiendes de números. No es eso. El papel aguanta todo, y la cuenta bancaria no miente. Las dos cosas pueden ser ciertas al mismo tiempo, y tiene una explicación exacta.

¿Cómo puede ser que gane más y tenga menos?

Porque la utilidad y el efectivo son dos cosas distintas.

Cuando vendes a crédito, la venta entra a tu estado de resultados el día que facturas. Pero el dinero llega el día que te pagan. Si eso pasa 80 días después, ganaste hoy y cobras en tres meses.

Lo mismo con la mercancía. El día que compras inventario, tu dinero sale del banco. Pero ese costo no aparece en tu estado de resultados hasta que vendes el producto.

Tu utilidad es un renglón de tu patrimonio. Tu efectivo es lo que puedes usar el viernes para pagar la nómina.

¿Dónde está entonces mi dinero?

No se perdió. Está en dos lugares muy concretos:

• En la cuenta de tus clientes, en forma de facturas que todavía no te pagan
• En tu bodega, en forma de mercancía que todavía no vendes

Ese dinero es tuyo. Simplemente no lo puedes gastar.

Y mientras más creces, más grande se vuelve. Vender más significa facturar más a crédito y comprar más inventario. Por eso muchas empresas se quedan sin aire justo en su mejor año.

El número que casi nadie calcula

Se llama ciclo de conversión de efectivo, pero yo le llamo el ciclo oculto y responde una sola pregunta: cuántos días pasan desde que tu dinero sale hasta que regresa.

Se calcula con tres datos que ya están en tus estados financieros:

• Días que tardas en cobrar: clientes ÷ ventas × 365
• Días que tarda tu inventario en salir: inventarios ÷ costo de ventas × 365
• Días que tardas en pagar a tus proveedores: proveedores ÷ costo de ventas × 365

Y luego una resta: los primeros dos se suman, el tercero se resta.

Un ejemplo real de lo que veo con frecuencia. Una distribuidora que factura cerca de 40 millones al año tarda 84 días en cobrar, su inventario rota cada 128 días, y les paga a sus proveedores a 52. Su ciclo es de 160 días.

Cinco meses y medio. Ese es el tiempo que su dinero pasa fuera de su cuenta. Y ese es exactamente el motivo por el que su deuda bancaria creció año con año, aunque nunca dejó de ser rentable.

¿Qué puedo hacer esta semana?

Tres cosas concretas, y ninguna requiere contratar a nadie:

• Calcula tu ciclo. Con tus dos últimos ejercicios. Si el número creció, ya sabes a dónde se está yendo tu efectivo.
• Revisa tu cartera vencida. No la total: la de más de 90 días. Suele ser la que nadie está persiguiendo.
• Cuenta cuántos días de inventario tienes de tus diez productos que menos rotan. Ahí está el dinero más fácil de recuperar.

Un día menos de cobranza libera, aproximadamente, el equivalente a un día de ventas. Diez días son diez. Y eso es dinero que no le pediste prestado a nadie.

Finalmente, es importante recordar que un negocio no quiebra por dejar de ser rentable. Quiebra por quedarse sin efectivo, y eso puede pasar mientras el estado de resultados sigue viéndose bien.

La utilidad se revisa una vez al año. El efectivo se revisa cada semana. Esa diferencia de ritmo es, casi siempre, la diferencia entre una empresa que crece con control y una que crece hasta romperse.

Edgar Luna Ramírez, es consejero financiero estratégico. Acompaña a dueños y directores de empresas a ordenar la forma en que deciden sobre su dinero, a través del método Liquidez con Ritmo. Ha estructurado operaciones de capital de trabajo de millones de dólares a lo largo de más de veinte años de trayectoria profesional. Es autor del libro Liquidez con Ritmo y conduce el podcast Finanzas en Automático.